İç İletişimin Altın Kuralları

Günümüzde iç iletişim, kurumlarda insan kaynakları ve kurumsal iletişim departmanları arasında ciddi bir çekişmeye yol açan, ya her ikisinin de üstlendiği, ya da hiç birinin elini sürmek istemediği bir dal olarak karşımıza çıkıyor. Beraber çalışılan ajanslar da bu iki departmandan genellikle birisiyle iletişim halinde olduğundan doğru mesajın iletilmesi noktasında ciddi bir karmaşa ortaya çıkar.

Oysa bir kurum için işgücü ile iletişim artık hayati önem taşıyor. Ancak bu noktada şunu iyi bilmek gerekiyor ki; iç iletişim yalnızca çalışanlarla konuşmak değildir. Mesajın tasarlanmasından, etkinlik yönetimine liderin bilgilendirilmesinden kurum içi yayınlara kadar her şeyin çok iyi planlanması anlamına gelir. Aşağıda bu alandaki tecrübelerimiz doğrultusunda ortaya çıkan bazı kilit başlıklar bulunabilir.

• Önemli olan etkinlik değil sonuçlar ve çıktılardır
  Her iletişim adımı istenen çıktıya ulaşmak için atılır. Söz konusu çalışan yayını da olsa şirket içi bir etkinlik de olsa mutlaka doğru planlanmalı ve hedeflenen amaca uygun olup olmadığı değerlendirilmelidir.
• Tek odak: İş hedefi
  Atılacak olan adımlar bir şekilde iş hedefine etki edecek adımlar olmalıdır. Marka şampiyonu yaratmaktan tutun da basında yer alabilecek bir sosyal sorumluluk projesine kadar birçok alanda iş odaklı düşünmek ve kurguyu buna göre şekillendirmek gerekir.
•  “İki kulak bir ağız” kuralı
  Her insanın iki kulağı ve bir ağzı vardır. Şirketler için de bu kural geçerlidir. Burada anlatılmaya çalışılan şirketlerin önceliği dinlemeye vermesidir. İki kere çalışanı dinlemeye yönelik aktivite yapılıyorsa bir kere çalışanlara bir şeyler anlatılmalıdır. Hem kurum içi girişimcilik hem de çalışan mutluluğu için bunun önemi büyüktür.
• Liste yapmak
  Süreci yönetirken metodik çalışmanın önemini yıllar içerisinde yürüttüğümüz projelerle tekrar tekrar deneyimledik. Burada beş farklı noktaya dikkat etmenin önemli olduğunu düşünüyoruz. Bunlar;
  • Algı haritasının neresinde olduğunuzun belirlenmesi
  • Bu haritada nereye varılmak istendiği
  • Bu noktaya nasıl varılmak istendiği
  • Bu yolda ortakların kimler olduğunun belirlenmesi
• Doğru ekip kurmak
  İç iletişime yönelik etkinlik ve stratejilerin belirlenmesinde belki de en önemli nokta çerçeveyi belirledikten sonra doğru ekibi kurmak ve doğru yönlendirme yapmaktır. Ajans ya da kurum içinde kurulacak ekibin tecrübelerine ve yeteneklerine bakarak en iyi yol haritasını oluşturmak kritiktir.
• Verinin getirdiği saygınlık
  Nasıl bir CFO bir oda dolusu yöneticiyi herhangi bir veri kullanmadan ikna edemezse, aynısı iletişimciler için geçerlidir. Yalnızca akıllı sözler söylemek ve karizmatik olmak iletişim için yeterli bir kriter değildir. Özellikle üst düzey yöneticiler rakamların ve excel dosyalarının hükmettiği bir dünyada yaşamaktadır. Bu açıdan baktığımızda iletişimciler bunun dışında değildir. Ölçümlenebilir sonuçların ortaya çıkması son derece kritiktir. Bir iletişimci de tıpkı diğer yöneticiler gibi elle tutulur veriler üzerinden sonuçlara varmak durumundadır. “iyi” ya da “yeterli” gibi kelimelerin modern iletişim dünyasında yeri yoktur. Firmaların iç iletişim aktiviteleri tasarlanırken bu göz önünde bulundurulmalıdır.
• Tek bir doğru yoktur
  Tek bir araç, yazılım ya da yaklaşım maalesef bir firmanın tüm iletişim ihtiyaçlarını karşılayamaz. İletişim, çalışan ekiple, değişen koşullarla ve firmanın dinamikleriyle devamlı değişen, evrilen bir yapıya sahiptir. İletişimcilerin ve yöneticilerin bunun farkına vararak hareket etmeleri en doğru karar olacaktır.
• Dijitalin devrimi
  Dijital yaşam hep varmış gibi görünse de aslında bir ağacın ömründen daha kısa bir süre içinde her şey değişiyor. İletişim için de aynı şey geçerli. Özellikle kurumların çalışma prensipleri çok kısa sürelerde değişiyor, değişmek zorunda kalıyor. Buna ayak uydurmak yöneticilerin önceliği olmak durumunda. Zira nasıl dijital yaşama uygun olmayan firmalar ortadan kayboluyorsa, buna uyum sağlamayan etkinlikler, uygulamalar da yok oluyor.